Les PDG en ont assez des réunions. Ils les considèrent comme des pertes de temps improductives qui encombrent les calendriers et minent la créativité. Et ils ont pris des mesures drastiques pour éliminer les brainstormings inutiles sur leur lieu de travail.
Ces dernières années, Shopify a annulé toutes les réunions récurrentes de plus de deux personnes afin de libérer les employés pour qu’ils puissent travailler sur d’autres tâches. Chez Block, le PDG Jack Dorsey a déclaré le mardi une journée sans réunion à l’échelle de l’entreprise afin de passer de « parler du travail » à l’action réelle. Le patron d’Instagram, Adam Mosseri, a promis d’annuler toutes les réunions récurrentes tous les six mois et de rajouter uniquement celles qui sont “absolument nécessaires”. Chez Southwest Airlines, le PDG Bob Jordan a déclaré publiquement que les réunions ne sont pas du travail. Bloquez certains de vos après-midi des réunions. Pendant ce temps, Jamie Dimon, PDG de JPMorgan Chase, a encouragé les employés à « éliminer les réunions » dans sa lettre aux actionnaires de 2024.
De telles actions peuvent ressembler à une croisade trop zélée contre une caractéristique fondamentale, bien que détestée, du lieu de travail moderne, mais Rebecca Hinds, auteur du nouveau livre Your Best Meeting Ever, affirme que ces patrons ne vont peut-être pas assez loin. Le docteur de Stanford, qui a étudié les réunions pendant 15 ans et conseillé près de 100 entreprises, affirme que les organisations pourraient bénéficier de ce qu’elle appelle « Armeetingeddon » ou « Doomsday Meeting » : supprimer complètement les réunions et repartir de zéro.
Selon leurs recherches, les contributeurs individuels, les managers et les cadres ont passé en moyenne respectivement 3,7, 5,8 et 5,3 heures par semaine en réunions improductives en 2024, soit une augmentation de 118 %, 87 % et 51 % par rapport à 2019.
“En tant que travailleurs du savoir, nous passons 85 à 90 % de notre temps à collaborer”, explique-t-il. “Il n’y a aucune activité à laquelle nous passons plus de temps que les réunions, et pourtant elles sont très, très dysfonctionnelles.” Les réunions ont pris un rôle de premier plan dans le « théâtre de la productivité » du lieu de travail, en partie parce qu’elles sont si visibles, ajoute-t-il : « Rien ne dit que vous êtes plus important que d’être double ou triple réservé pour une réunion, nous sommes donc déterminés à montrer la productivité à travers les réunions, plutôt que de réellement concevoir la réunion pour faire avancer les choses. Dans les organisations où la mission collective et les objectifs individuels ne sont pas clairs, les réunions sont devenues une sorte de symbole de statut : « une façon de montrer les progrès, de montrer la productivité », dit Hinds, qualifiant cette tendance de « nuisible ».
La solution de Hinds consiste à traiter les réunions comme « les produits les plus importants, les plus chers et les plus négligés de toute votre organisation », écrit-il dans son livre. Un Armeetingeddon ou une compensation du calendrier est un bon point de départ. Dropbox, l’ancien employeur de Hinds, y est parvenu en 2013 lorsque, « dans un geste radical », écrit Hinds, le service informatique « a supprimé du jour au lendemain les réunions récurrentes des calendriers des employés ». Pendant des semaines, seules quelques réunions essentielles ont été épargnées par le « moratoire sur les réunions » de l’entreprise.
“Le rythme incessant des réunions a disparu du jour au lendemain, laissant derrière lui quelque chose d’inconnu : du temps ininterrompu permettant aux employés de faire leur travail”, écrit Hinds, qui a rejoint Dropbox l’année suivante. Lors de la « réunion Doomsdays » dirigée par Hinds, les participants ont récupéré jusqu’à 11 heures par semaine, gains en restant, écrit-il.
Mais la suppression des calendriers n’est que la première étape. Hinds recommande de reconstruire après une « réunion de désintoxication » de 48 heures, et ensuite seulement d’ajouter à nouveau des réunions qui ont un réel impact et qui sont bien conçues.
L’un de ses meilleurs conseils pour ce type de réunions est de prendre la durée prédéterminée de la réunion (que ce soit 30 minutes ou une heure) et de la réduire de moitié, créant ainsi un sentiment d’urgence et la nécessité pour les participants de se préparer. La même règle peut être appliquée à la liste des invités. En fait, une étude de Bain & Company a révélé que lorsqu’une réunion inclut plus de sept personnes, la qualité des décisions diminue de 10 % pour chaque personne supplémentaire.
Hinds n’est pas surpris que tant de PDG ciblent désormais les réunions : « Nous vivons à l’ère de l’efficacité », dit-il. Et lorsque les travailleurs ont moins de réunions, la productivité augmente souvent. La coopération augmente également « parce que les gens sont obligés de trouver de nouveaux moyens plus intentionnels de communiquer sans réunions ». Dans le même temps, la microgestion est réduite car les managers ne peuvent plus utiliser les réunions « comme outils de surveillance de leur équipe ».
Il n’est pas nécessaire que cela vienne d’en haut : c’est également le bon moment pour l’employé moyen de sévir contre les réunions, car il est confronté à des pressions pour développer des compétences qui tirent le meilleur parti de l’IA. “Nous savons qu’une grande partie de cela se fait grâce à des expérimentations personnelles et sur du temps personnel”, explique Hinds. “Nous nous devons de réfléchir à ces poches de temps que nous pouvons récupérer (et consacrer) à des choses qui feront véritablement progresser notre propre carrière et amélioreront la capacité d’exécution de notre organisation.”
Cela dit, il existe une innovation dans la technologie des réunions que Hinds n’aime pas : les annotateurs IA. Elle ne les utilise jamais. La tentation d’envoyer un robot à une réunion, dit-il, est « un signe pour moi que la réunion n’a pas été intentionnellement conçue ».
